El orden de la biblioteca

Todo orden humano es arbitrario, también el de los libros. Conocer  y trabajar con los sistemas clasificatorios es imprescindible para el buen funcionamiento de las bibliotecas. En el marco de los encuentros de la Capacitación para auxiliares de bibliotecas comunitarias, Libro de arena publica un sintético esquema de uno de los sistemas de clasificación más extendidos, junto a una pequeña síntesis del trabajo de su creador, Melvil Dewey.

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Historia del sistema Dewey

El sistema de clasificación más usado en España es el de la CDU. La CDU es un producto del sistema de clasificación creado por Melvil Dewey que tiene su origen en 1876. Melvil Dewey era bibliotecario en Amherst College en Massachusetts cuando tuvo la idea de crear un sistema de clasificación que respondiera a las necesidades de la biblioteca del colegio. El problema de los sistemas creados hasta ese momento es que no permitían la inserción de nuevas materias, ni tampoco la división apropiada de las disciplinas en las que estaban divididos.
La idea nueva de Dewey fue que el número asignado no indicaba el emplazamiento de los libros en los estantes, sino que respondía a la relación de las materias entre sí. La otra idea genial de Dewey fue hacer que los números asignados a una disciplina sean decimales, por lo que cada nueva cifra que se añadiera sería una subdivisión de la anterior. Ello permite en principio un sinfín de subdivisiones, si es necesario, sin alternar el orden previamente establecido. Otro cambio importante entonces fue que el esquema y las tablas iban acompañados de un registro que él llamó “relativo”, porque relacionaba cada término con la disciplina a la que corresponde: términos correspondientes a materias que pueden encontrarse en distintas disciplinas en el esquema se encuentran juntos en el registro. La primera edición del sistema decimal de Dewey, con el título A classification and Subject Index for Cataloguing and Arranging the Books and Pamphlets of a Library, no contenía en sí más de 921 categorías divididas en 10 clases principales del 000 al 999. Con el esquema iba un registro de materias que contenía mas de 2500 entradas. Dewey siguió trabajando con el sistema hasta la décima tercera edición, que se publicó en 1932, un año después de su muerte. En 2003 apareció la vigésimo segunda edición en cuatro volúmenes. Una traducción al español de la vigésimo primera edición salió también en 1999. La Biblioteca del Congreso de Estados Unidos es la responsable del mantenimiento y renovación del esquema y las tablas. Además del personal de la Biblioteca del Congreso existe un consejo con representantes de bibliotecarios y profesores de bibliotecología.
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¿Quién distribuye el sistema Dewey?
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La publicación y distribución está a cargo de Forest Press, una subdivisión de OCLC (http://www.oclc.org/dewey/). Una versión en CD-ROM de la Dewey hace posible la utilización del sistema a la vez que se trabaja con computadora. Forest Press también publica una versión abreviada. La versión abreviada se usa sobre todo en bibliotecas escolares y municipales en los países donde la Dewey predomina. La OCLC ha publicado en internet los tres primeros dígitos de las tablas, lo que la hace más accesible.

Principios generales

La Dewey parte de la división de las ciencias en nueve clases principales: filosofía, religión, ciencias sociales, filología, ciencias naturales, técnica y ciencias prácticas, arte, literatura e historia. Esta división es la que existía en el siglo XIX, y que a fines del siglo XX no corresponde a la división del saber tal como lo vemos hoy, por lo que hay un desequilibrio entre las disciplinas. La Dewey ha vivido tres períodos diferentes en la visión de las ciencias. El primer período, durante la vida de Dewey, en el que había una promesa explícita de no alterar los signos dados a una materia, para que las bibliotecas no se vieran obligadas a hacer cambios en el orden de sus depósitos. El segundo período, de la edición 14 a la 17, en la que se hicieron muchos cambios parciales en todas las disciplinas sin considerar el resultado, y el tercer período, el actual, en el que la remodelación de una disciplina se puede hacer completa, pero dejando las demás disciplinas intactas.
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Notación

La Dewey se basa en números árabes. Estos tienen la ventaja de ser casi universales, a diferencia de las letras, que tenemos varios alfabetos, además de otras formas de representación. Dewey decidió que todas las materias debían de tener por lo menos tres decimales. Esto quiere decir que si tenemos una materia principal con un número básico de sólo una o dos cifras añadimos un cero o dos para completar. Por ejemplo usamos 200 para religión y 220 para la Biblia. Si necesitamos más de tres cifras separamos las cifras siguientes con un punto, por ejemplo 224.94 Nahum. En el esquema se escriben las tres cifras primeras al comienzo de la materia respectiva, para luego escribirlas solamente al comienzo de cada página. Un punto señala que las tres primeras cifras se han suprimido, con ello se hace más fácil la lectura. En la subsiguiente subdivisión se deja un espacio libre por cada tres cifras con el mismo fin. Cuando la biblioteca luego ha de usar un número, los espacios intermedios no se usan. El sistema es, en principio, jerárquico:
600 Tecnología (Ciencias aplicadas)
620 Técnica
621 Física aplicada
621.3 Electrotecnia
621.38 Electrónica
621.388 Televisión
621.388 5 Sistema de comunicación
621.388 57 Televisión por cable
Al principio DDC era exclusivamente un sistema enumerativo, esto es, cada materia tenía su puesto en el esquema. Con el tiempo, y debido a la influencia diversas teorías de clasificación, se ha ido haciendo más sofisticado, esto es, nuevas materias se crean con la combinación de distintas notaciones o con la añadidura de auxiliares. Algunas páginas de Internet útiles para ampliar la información sobre el sistema de clasificación decimal Dewey:

Procedimientos específicos de bibliotecas

Las bibliotecas escolares disponen de una gran cantidad de materiales en diversos soportes preparados para ser brindados a sus usuarios. Para brindar eficazmente sus servicios, las bibliotecas deben gestionar ágil y normalizadamente la información conforme a herramientas y metodologías que permitan el registro, la búsqueda y la recuperación de esa información. La automatización de las bibliotecas ha contribuido a gestionar ágilmente la información. La informática posibilita la elaboración de bases de datos bibliográficas de todo el material que posee una biblioteca, mientras que los códigos que se aplican para gestionar normalizadamente la información permiten su recuperación. Los procesos técnicos involucrados en el análisis documental de la información son: la catalogación, la clasificación y el análisis de contenido. Para normalizar estos procedimientos, las bibliotecas disponen de herramientas que han sido creadas a tal fin, siendo las más importantes y difundidas: las reglas de catalogación, los sistemas de clasificación, las listas de encabezamientos de materia, los tesauros y normas ISO, entre otras.

El proceso documentario

El proceso documentario consta de una serie de pasos que tiene que llevar a cabo el bibliotecario para crear un puente entre la información de que dispone la biblioteca y los usuarios.
Las operaciones involucradas en el proceso documentario son:
Selección: este procedimiento permite el ingreso de documentos a la biblioteca a través de las modalidades de compra, canje o donación.
Análisis documental: esta fase consiste en la determinación de los elementos más significativos relativos al documento, su soporte y su contenido y comprende la catalogación, la clasificación y el análisis de contenido.
Búsqueda y recuperación: permite localizar la información en forma específica y rápida.
Difusión: esta operación consiste en poner a disposición del usuario la información para la cual se hizo su registro.
Normalización: La normalización se inició en el campo de las ciencias duras y fue avanzando hasta alcanzar a las ciencias sociales. En el ámbito de la Bibliotecología, la ISO (Organización Internacional de Normalización) desarrolló normas para la estandarización y se comprometieron también en este esfuerzo organismos como Unesco, lFLA y ALA. En el campo de las bibliotecas, la normalización posibilitó la simplificación y racionalización de los métodos propios del análisis documental. La implementación de procedimientos normalizados y los avances tecnológicos estimularon la cooperación internacional para compatibilizar sistemas de intercambio de información. El objetivo de la normalización es introducir un orden fundamentado en una serie de principios unificadores, fruto de estudios hechos por especialistas de diversos países en la búsqueda de intereses colectivos. La normalización es una actividad institucional e internacional y no puede concebirse como una actividad autárquica independiente. Por tanto, los procesos deben seguirse de acuerdo a normas específicas.



Catalogación

La catalogación es el proceso que permite el reconocimiento de un documento a partir de una descripción unívoca y sin ambigüedades proporcionando los elementos necesarios para su identificación.
Antes de catalogar es necesario determinar el tipo de soporte del documento y a partir de este elemento, en el caso de la propuesta de trabajo de la Biblioteca Nacional de Maestros, se debe seleccionar la hoja de carga correspondiente.Deben también conocerse las fuentes que proporcionan información sobre cada uno de los datos que la catalogación requiere. Finalmente se debe decidir el nivel de descripción que la biblioteca considere necesario para realizar la descripción de sus fondos bibliográficos, en otras palabras, el nivel de detalle o análisis que se aplicará sobre la descripción de sus documentos. La catalogación comienza con la descripción de los documentos, esto va generando los asientos o registros y un conjunto de ellos conforma un catálogo. El catálogo es la puerta de entrada a la información. Las bibliotecas basan la descripción bibliográfica de sus documentos en estándares que indican cómo registrar la información: las normas de catalogación, y en estándares que indican dónde registrarla: los formatos. Los estándares para la catalogación más difundidos son los siguientes:

Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2 rev.): en 1961 se reúnen en París los representantes de 53 países en la “Conferencia Internacional sobre Principios Catalográficos”, deliberan y de la misma surgen una serie de recomendaciones sobre las cuales se elaboran los principios, que van a sentar las bases de una normativa bibliotecológica internacional. Las reglas de catalogación son fundamentales en toda biblioteca ya que ayudan al bibliotecario a tomar decisiones sobre aspectos relacionados al registro de la información. Esta herramienta tiene como objetivo la normalización de los ingresos en una descripción bibliográfica, la determinación de los puntos de acceso para todos los soportes y su forma de describirlos. Las reglas siguen la secuencia de operaciones realizadas por los catalogadores en la mayoría de las bibliotecas. En la primera parte da las instrucciones generales relativas a la información que describe un documento y las indicaciones específicas para cada uno de los diferentes soportes: libros, folletos y pliegos impresos, material cartográfico, manuscritos, música, grabaciones sonoras, películas y videograbaciones, materiales gráficos, archivos de computadora, artefactos tridimensionales y realia, microformas, publicaciones periódicas y analíticas. En la segunda parte, da instrucciones sobre la elección de los puntos de acceso, encabezamientos de persona, nombres geográficos, encabezamientos de entidades, títulos uniformes y referencias.
Las reglas de catalogación dividen la información en áreas:
• Área del título y mención de responsabilidad
• Área de la edición
• Área de los detalles específicos del material
• Área de publicación, distribución, etc.
• Área de la descripción física
• Área de la colección o serie
• Área de las notas
• Área del número normalizado y condiciones de disponibilidad


ISBD (International Standard Bibliographic Description): en 1969 se celebró en Copenhague la “Primera Reunión Internacional de Expertos en Catalogación”, en donde se planteó la necesidad de establecer normas de descripción bibliográfica internacionales. De estas iniciativas surgieron las ISBD. Su objetivo principal es proporcionar especificaciones para una catalogación descriptiva compatible a escala mundial, con la finalidad de facilitar el intercambio internacional de registros bibliográficos. Las ISBD especifican los elementos que comprende una descripción y prescriben su orden y la puntuación que los delimita, indica las fuentes de información para cada uno de los diferentes soportes, las pautas sobre lengua y alfabeto usados, así como indicaciones claras acerca de las omisiones y abreviaturas usadas en los registros, uso de mayúsculas erratas y símbolos. Tanto las reglas de catalogación como los formatos se basan en las especificaciones dadas por las ISBD. MARC21: el formato MARC21 (Machine Readable Cataloging) fue desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (Library of Congress) en la década de los ‘60. Surgió de la mano de los avances e incorporación de las computadoras a las bibliotecas, dado que su capacidad de almacenamiento y posibilidades de recuperación mejoraban el trabajo. El formato MARC21 fue creado para ayudar a las bibliotecas en el desarrollo, uso y mantenimiento de sus catálogos. Dentro de las ventajas de su uso podemos mencionar que el formato MARC21 tiene más de 30 años de uso continuado, un alto nivel de conformidad por parte de sus usuarios en todo el mundo, ha sido adoptado por varios sistemas nacionales de información para el registro de sus bibliografías nacionales y ha permitido desarrollar la catalogación por copia, posibilitando una mejor gestión de los recursos humanos y bibliotecológicos. MARC21 nace como una necesidad de buscar un camino para el ingreso de la información normalizada y se ha convertido en un hecho paradigmático dentro de la historia de la bibliotecología, ya que propone un formato de uso universal, posibilitando su adaptación a las diferentes necesidades de cada una de las bibliotecas. El formato es una guía de trabajo bibliográfico normalizado que permite identificar y describir los elementos que componen un documento, permitiendo su posterior recuperación y la relación de unos con otros, así como la transferencia y generación de productos de información como lo son los registros que son el equivalente a la información que proporciona la ficha. Un registro está conformado por un conjunto de datos dispuestos en campos y subcampos que son tratados como una unidad que describe un ítem. Un registro MARC21 se compone de tres elementos: la estructura, la designación de contenido y el contenido.
• La estructura del registro es una implementación de la norma ISO 2709, y está relacionada con los tipos de códigos que se usan para identificar los elementos de información en un registro: las etiquetas, los identificadores, los subcampos y los delimitadores de subcampos.
• La designación de contenido, códigos y convenciones establecidos para identificar y caracterizar los datos dentro de un registro, permiten su manipulación.
• El contenido de los campos, es decir la información que el docente-bibliotecario incorpora al registro, está dada por el documento catalogado y normalizada por las reglas de catalogación, el sistema de clasificación usado y los términos de los tesauros o las listas de encabezamiento de materia que la biblioteca haya adoptado para su análisis.

Clasificación

La clasificación es la operación que describe el tema principal del que trata un determinado documento a partir del cual se hace una traducción a términos del lenguaje de clasificación que la biblioteca haya adoptado. Los lenguajes de clasificación más difundidos son los sistemas de clasificación decimal y son estos mismos lenguajes los usados para conformar la signatura de clase dentro de la signatura topográfica. Sistemas de clasificación decimal: son sistemas jerárquicos que dividen al conocimiento en 10 clases principales que a su vez se subdividen de 10 en 10 y así sucesivamente creándose notaciones más específicas. A partir de la determinación del tema principal de un documento se asigna el número que corresponde para ese tema. Las clases y sus divisiones se representan a través de una notación numérica.
Los sistemas de clasificación más difundidos son: Clasificación Decimal de Dewey (CDD) y Clasificación Decimal Universal (CDU).
CDD: sistema creado por el bibliotecario norteamericano Melvin Dewey. Su primera edición, de 1876, tenía 1000 secciones; la edición actual, la vigésima, tiene aproximadamente 20.000. La Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos es la encargada de mantener al día esta clasificación. Las notaciones de este sistema se organizan en clases, divisiones y secciones. Las notaciones nunca son inferiores a los tres dígitos. La clase es el primer dígito de la flotación, el dígito siguiente corresponde a la división y el siguiente a la sección. Si el tema debe ser más especificado, a estos tres dígitos le siguen tantos como sean necesarios hasta precisar el tema y se separan de los tres primeros por medio de un punto y luego por grupos de tres dígitos. El esquema general de la CDD para las clases principales es el que se muestra a continuación
Notación  Temas que abarca
000         Obras generales
100         Filosofía
200         Religión
300         Ciencias Sociales
400         Lengua
500         Ciencias naturales y matemática
600         Ciencias aplicadas
700         Arte. Deporte. Ocio
800         Literatura
900         Geografía e historia


Así, por ejemplo, un libro sobre Geología submarina se clasificará en 551.460 8
Si Ud. observa la estructura que determina esta notación verá que:
500  corresponde a Ciencias naturales
550   corresponde a Ciencias de la tierra
551   corresponde a Geología
551.4   corresponde a Geomorfología
551.46  corresponde a Oceanografía
551.4608  corresponde a Geología submarina


Los sistemas de clasificación decimal se utilizan principalmente para formar la signatura topográfica.
CDU: sistema basado en la CDD, creado por Paul Otlet y Henri Lafontaine en 1895. La Federación Internacional de Información y Documentación es la responsable de su actualización. Existen versiones completas, abreviadas y especializadas de esta clasificación. Las notaciones de este sistema se organizan en clases, divisiones y subdivisiones. La flotación más general es de un sólo dígito. La clase corresponde al primer dígito de la flotación y a medida que se va especificando el tema se van añadiendo tantos dígitos como sean necesarios. Las clases principales de este sistema se agrupan conforme al siguiente esquema:


Notación  Temas que abarca
0             Obras generales
1             Filosofía
2             Religión
3             Ciencias Sociales
4             Aún no ha sido asignada
5             Ciencias exactas y naturales
6             Ciencias aplicadas
7             Arte. Música. Deportes. Espectáculos
8             Lingüística. Literatura
9             Geografía e historia
Así, por ejemplo, un libro sobre Manchas solares clasificará en 523.982


La estructura que determina esta flotación se deduce a partir del esquema:
5   corresponde a Ciencias naturales
52    corresponde a Astronomía
523   corresponde a Sistema solar
523.9   corresponde a Sol
523.98  corresponde a Actividad solar
523.982   corresponde a Manchas solares


Signatura Topográfica: es la notación que permite la ubicación física de un documento en el estante. Está conformada por la signatura de clase, que se extrae del sistema de clasificación decimal usado y la signatura librística que es aquella que identifica al apellido del autor del documento y generalmente se forma con las tres primeras letras del apellido del autor o usando tablas creadas para tal fin.

Análisis de contenido: El análisis de contenido es la operación que describe detalladamente el contenido de un documento, es el análisis de la información contenida en él, determinando los asuntos y temas tratados. Cada biblioteca determinará el nivel de profundidad de análisis que considera conveniente en función a sus necesidades. Los lenguajes más usados para el análisis son los tesauros, las listas de términos propuestos y las listas de encabezamientos de materia. Tesauros: surgen en los primeros años de la década del 70. En la actualidad existe una gran variedad de tesauros generales y especializados. Los más difundidos son los emanados por organismos internacionales como la Unesco, la OlE, OIT, OCDE, etc. Los tesauros son listas de términos (palabra o conjunto de palabras) llamados “descriptores”. Estos términos generalmente se disponen conforme a dos presentaciones:
Parte alfabética: los descriptores se ordenan alfabéticamente y bajo cada uno de ellos se indican los términos sinónimos, los términos genéricos y/o los términos específicos con los cuales se relaciona.
Parte sistemática: los descriptores se agrupan jerárquicamente, siguiendo un esquema que va de lo general a lo particular.
A partir de la determinación de todos los conceptos tratados en un documento se asignan los descriptores necesarios que permitirán la recuperación de la información contenida en ese documento. Como mencionamos anteriormente, los tesauros generalmente son elaborados por organismos internacionales y recogen los términos que se aplican en general para las distintas temáticas, pero se excluyen términos regionales. Es por esta razón que surgen las listas de términos propuestos para complementar este lenguaje.
Listas de términos propuestos: son listas de términos (palabra o conjunto de palabras) que elabora el bibliotecario según las necesidades de su biblioteca y de sus usuarios. Generalmente se utiliza para introducir términos o modismos de uso local o regional que no están contemplados en ningún tesauro editado. Por ej. : villas miseria, chicos de la calle, etc. Listas de encabezamientos de materia: estas listas se remontan al año 1876 con la aparición de las “Reglas” de Charles A. Cutter. La lista de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos junto a la lista de Sears son las que mayor influencia han ejercido en el mundo. Son listas de términos (palabra o conjunto de palabras) ordenadas alfabéticamente. A estos términos se les denomina “encabezamientos de materia” y bajo cada uno de ellos se indican los términos sinónimos, genéricos o específicos con los cuales se relaciona. A partir de la determinación del tema principal de un documento se asigna el encabezamiento de materia que le corresponde para ese tema. Las dos listas más importantes en lengua española son: Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas por Carmen Rovira y Jorge Aguayo, y Sears: lista de encabezamientos de materia. El uso de alguno de los lenguajes documentales que describimos no excluye el uso simultáneo de algún otro lenguaje. A menudo tienen una función complementaria que permite brindar distintas alternativas de acceso para la recuperación de la información. Véase el ejemplo que damos a continuación para aclarar este concepto:


Un libro sobre “Edificios e instalaciones oficiales de enseñanza media”
Lenguaje documental usado               Traducción al lenguaje documental
Sistema de clasificación decimal           371.6
Lista de encabezamientos de materias ARQUITECTURA ESCOLAR
Tesauro    ESCUELAS 
               ESPACIOS EDUCATIVOS
               PLANIFICACION DE LAS INSTALACIONES
               NORMAS DE CONSTRUCCION
                DISEÑO ARQUITECTONICO
Lista de términos libres  ESCUELAS-RANCHO


La dinámica de cada biblioteca creará las necesidades que posibiliten la coexistencia de más de un lenguaje documental. Será el bibliotecario quien determinará qué herramientas deberá utilizar para maximizar los servicios que su biblioteca ofrece. Estas consideraciones básicas sobre el registro, almacenamiento y recuperación de la información describen brevemente los procesos más importantes que se llevan a cabo en una biblioteca. 

Publicado en Introducción Bibliotecológica: Procesos Técnicos y Soportes de Información, núm. 1, Buenos Aires, Biblioteca Nacional de Maestros, 2007.

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