Elaboracion y ejecución de los proyectos institucionales.

Gestionar una organización implica la proyección en el tiempo de diferentes acciones tendientes a resolver las situaciones problemáticas que se plantean, o generar cambios para lograr mayor eficiencia. Los proyectos pueden variar según su alcance o extensión en el tiempo, pero todos constituyen una representación en perspectiva, una anticipación de los hechos y siempre con carácter de intento o prueba. Libro de arena publica un texto en que Ana Niro hace referencia a estas y otras cuestiones relativas a la  producción y planeamiento de proyectos.

Por Ana Niro

Introducción

La palabra proyecto comienza a aplicarse con un significado similar al que hoy conocemos alrededor del Siglo XV, sin embargo su especificidad como modo de trabajo en lo institucional es bastante posterior y se lo ubica alrededor de comienzos del Siglo XX.
Para iniciar la descripción del tema, tenemos que decir que un Proyecto es el propósito de hacer algo, que se enmarque en una estructura superior que es pertinente a toda la institución (PLAN).
Un PLAN es una herramienta para el desarrollo y la transformación de las instituciones a largo plazo que se hacen posible mediante PROGRAMAS orientados a partes, aspectos o sectores de la institución, los cuales, a su vez, se hacen operativos a través de PROYECTOS.
Por lo tanto, el PROYECTO es una solución organizada prevista para intervenir en situaciones problemáticas recortadas de un contexto mayor.
Se busca el compromiso de equipo en el abordaje de la situación detectada. Ese compromiso supone una planificación de las actividades que se deben realizar para alcanzar la meta buscada, proceso que se irá reajustando a medida que se evalúen logros parciales.
Al finalizar, el proyecto previsto requiere una evaluación en los que no sólo entran en juego los contenidos alcanzados, sino que se despliega en ella la actitud metacognitiva que permite analizar los aprendizajes realizados en la resolución de la situación.
Es importante saber que el PLAN no anula la incertidumbre, sólo la reduce previendo y orientando el proceso, reconociendo que la realidad es dinámica y reclamando de los planificadores un monitoreo constante entre planificación y realidad.

Viabilidad de la planificación

El diseño de un proyecto, en tanto tarea compartida, refuerza y mantiene el sentido de comunidad como medio para conseguir el bien común, con el objeto de modificar sus circunstancias, de acuerdo con una concepción, compartida por sus miembros, de los valores humanos en general y de los institucionales en particular. Hacer bosquejos y croquis implica épocas de debate, discusión, confrontación que enfrentan a cada autor con la posibilidad de transformar las dificultades en posibilidades.
Al elaborar un PROYECTO de trabajo institucional se debe partir del análisis de tres racionalidades de los cuales se desprenderá la viabilidad de llevar adelante la propuesta:

o Racionalidad organizativa: se refiere al saber intelectuales, práctico y procedimental que le otorga lógica al modelo (se necesita un conocedor del tema).
o Racionalidad socio–política: se refiere al carácter social del proyecto, la multiplicidad de actores, del poder de cada actor, de la organización socio–política de la institución y del entrecruzamiento con otras instituciones.
o Racionalidad económica–financiera: se refiere a la eficiencia del proyecto por medio de la previsión y la obtención de los elementos materiales y financieros. Conceptos como eficacia, eficiencia, productividad, control, calidad, etc. provienen de códigos empresariales que cobran sentido en éste y otros aspectos de la planificación.

Fases para la concreción de un proyecto

Los proyectos siempre se insertan en una estructura existente. Por eso para el trabajo inicial hay que tener en cuenta las distintas y correlativas etapas:

Teniendo en cuenta los ejes mencionados se realizan diferentes etapas:

* Diagnóstico: es la etapa asignada a la obtención y utilización de la información relevada.
* Diseño: en este momento se realizan la previsión de acciones, medios y tiempos de intervención para resolver problemas, actualizar y optimizar las potencialidades.
* Desarrollo: es la puesta en marcha del diseño previsto.
* Evaluación: se realiza un aprecio y valoración sistemático de lo realizado y de lo objetivos obtenidos
* Retroalimentación: se utiliza la información obtenida para tomar decisiones, reajustar y reorganizar el proyecto.
* Sistematización: es el momento de la reconstrucción de la propuesta.

Elementos que componen un proyecto

Las fases antes mencionadas están incluidas en una matriz operativa que contiene los siguientes momentos (los que enumeramos no son los únicos posibles pero sí son los imprescindibles):

1. Denominación del proyecto: (¿En qué consiste este proyecto?)
El nombre otorga identidad y permite el reconocimiento de qué es lo que se va a realizar. Se constituye como eje estructurador de la propuesta de trabajo. Debe ser precisa y espresar claramente lo que se pretende lograr. Generalmente contiene: título, subtítulo, breve descripción, instituciones de origen, patrocinante, lugar y fecha.

2. Fundamentación: (¿Por qué lo hacemos?)
Es la razón de ser, lo que le da origen. No necesariamente debe ser extensa pero debe contener porque el proyecto apunta a esa razón.

3. Destinatarios: (¿Para quiénes lo hacemos?)
Se refiere a la población que recibirá los beneficios de la propuesta.

4. Objetivos: (¿Para qué lo hacemos?)
Responde a lo qué se espera encontrar. Pueden diferenciarse en generales y específicos o darles la funcionalidad que convenga al proyecto.

5. Contenidos
Se detallan los contenidos específicos a trabajar. Es una enumeración concreta.

6. Plan de acción y cronograma de actividades: (¿Cuándo lo haremos?)
Para la implementación de un proyecto es necesario trazar el plan de las acciones que permitirán el cumplimiento de los objetivos. El plan de acción debe prever todas las actividades y tareas desagregadas con su consiguiente cronograma.

7. Recursos y lugar: (¿Con qué lo haremos?¿Dónde lo haremos?)
Los recursos materiales deben ser previstos con anticipación para poder cumplir con los tiempos y acciones diseñadas, para esto es conveniente realizar un listado de recursos o insumos y evaluar su existencia, disponibilidad o la posibilidad de adquisición. Igualmente, deberá preverse la disponibilidad de los espacios físicos requeridos para el proyecto.

8. Tiempo estimado de duración: (¿Cuánto tiempo? )
9. Evaluación y monitoreo: (¿Cómo conoceremos los logros?)
Implica establecer la modalidad de seguimiento del proceso, los cortes temporales y las instancias para la evaluación del diseño, de la implementación y de los resultados. Esto no significa detener el resultado del proyecto, sino establecer momentos para el análisis de las variables intervinientes y medir los resultados en función de implementar correcciones y mejoras. El coordinador general del proyecto y los responsables de cada tarea tendrán a su cargo el seguimiento y la evaluación de las áreas a su cargo.

Elaboración del Informe

Luego de transcurridas todas las etapas del Proyecto es conveniente realizar un informe. Consiste en la reconstrucción escrita del trabajo realizado, que asienten las conclusiones a las que se arribó en la evaluación y con recomendaciones para futuros emprendimientos.
El informe es una unidad expositiva racional, sistematizada y coherente que ordena lo que se hizo teniendo en cuenta: por qué, para qué, cuándo, cómo, con qué resultados, quiénes participaron, etc.
En el cuerpo de la información se puede incorporar: identificación, introducción, desarrollo, conclusiones, recomendaciones, glosario, apéndice, bibliografía y si es necesario se puede agregar gráficos, cuadros, diagramas, esquemas, fotos, etc.

Cerrando el tema

La elaboración de un Proyecto nunca acaba porque siempre es perfectible. Es una tarea que se construye en la reflexión de la experiencia de los equipos de trabajo, en la suma de habilidades y compromisos de cada componente, se complementa con la consulta bibliográfica y aprendiendo de los errores y las realizaciones.